Documentos do IR: o que separar para declarar

Para fazer a declaração do Imposto de Renda, separe quatro grupos de documentos: os informes de rendimentos de cada fonte pagadora (empregador, quem paga sua aposentadoria ou pensão, bancos e corretoras), os comprovantes das despesas que podem ser deduzidas (saúde, educação, previdência e pensão alimentícia), os papéis dos bens e das dívidas que você tinha em 31 de dezembro e os comprovantes de imposto já pago. Some a isso o CPF de cada dependente e a conta ou a chave Pix (CPF) para receber uma eventual restituição. A declaração pré-preenchida adianta boa parte do trabalho, mas a Receita Federal deixa claro que a conferência dos dados é responsabilidade sua.

Este guia segue as regras da declaração de 2026 (ano-calendário 2025) e reúne o que a lei já definiu para a de 2027. Este conteúdo é educativo e não é recomendação financeira.

Antes de tudo: você precisa declarar?

Na declaração de 2026, era obrigado a declarar, entre outros casos, quem em 2025 se enquadrou em pelo menos uma destas situações, segundo a Receita:

A lista completa inclui também ganho de capital, quem passou a morar no Brasil e quem tem certos investimentos e lucros no exterior. Quem não é obrigado pode declarar mesmo assim, desde que não conste como dependente em outra declaração. É o caminho, por exemplo, de quem teve imposto retido na fonte e quer a restituição.

Documentos pessoais e dos dependentes

• CPF de todos os dependentes. A Receita exige a inscrição no CPF de quem aparece como dependente (Perguntas e Respostas IRPF 2026, pergunta 059).
• Prova da relação de dependência. Para cônjuge e filhos, a prova é feita com a certidão de casamento e a de nascimento (pergunta 343). Quem pode ser dependente está em deduções do IR.
• Conta para a restituição. A restituição só é creditada em conta corrente, poupança ou conta de pagamento do próprio titular da declaração, ou por Pix, desde que a chave seja o CPF do titular. Chaves de e-mail, telefone ou aleatórias não servem.
• Declaração do ano anterior. Ela traz os valores dos bens em 31 de dezembro, que se repetem como ponto de partida. Se você perdeu a cópia, pode baixá-la no e-CAC (pergunta 060). O número do recibo da declaração anterior é opcional na declaração original e obrigatório na retificadora; desde 2025, ele só é pedido pelo programa de computador, não pelo Meu Imposto de Renda.

Informes de rendimentos

O informe (ou comprovante) de rendimentos mostra quanto você recebeu de cada fonte, o que foi descontado e o imposto retido. Pela regra lembrada no Perguntas e Respostas (pergunta 055), a fonte pagadora deve entregá-lo até o último dia útil de fevereiro do ano seguinte, ou na rescisão do contrato, se ela ocorrer antes. O informe pode ser disponibilizado pela internet.

Separe um informe de cada fonte:

• empregadores, inclusive os de vínculos encerrados no ano;
• quem paga a sua aposentadoria, pensão ou complementação;
• bancos, corretoras e demais instituições onde você tinha conta ou investimento, com os saldos e os rendimentos do ano;
• plano de previdência complementar.

Se o informe não chegar, a Receita orienta tentar obter os dados no e-CAC, com certificado digital ou conta gov.br prata ou ouro. Se vier errado, peça outro à fonte pagadora. E se ela se recusar a fornecer, o caminho é registrar o fato na Ouvidoria da Receita, pela plataforma Fala.BR. Uma regra não muda: todos os rendimentos tributáveis do ano devem ser declarados, mesmo sem o comprovante em mãos (pergunta 056).

Recebeu de pessoa física ou do exterior, como aluguel ou trabalho sem vínculo? Separe também os comprovantes do Carnê-Leão pago no ano. O cálculo mensal do imposto está em como calcular o IR mensal.

Comprovantes das despesas dedutíveis

As deduções só reduzem o imposto no modelo completo. Na declaração de 2026, quem escolheu o desconto simplificado trocou todas elas por 20% dos rendimentos tributáveis, limitados a R$ 16.754,34 (IN RFB 2.312/2026, art. 3º). Mesmo assim, o manual do Meu Imposto de Renda orienta informar todos os pagamentos, qualquer que seja a forma de tributação escolhida.

Saúde. O comprovante precisa trazer, no mínimo, nome, endereço e CPF ou CNPJ de quem prestou o serviço, a identificação de quem pagou e de quem foi atendido, se for outra pessoa, a data de emissão e a assinatura do prestador, quando não for documento fiscal (pergunta 368). Na falta do documento, a Receita admite o cheque nominativo usado no pagamento. O recibo eletrônico emitido pelo profissional no Receita Saúde vale como comprovante e não precisa ser impresso (pergunta 369); os recibos de que você foi beneficiário podem ser consultados no Meu Imposto de Renda.

Educação. Guarde os comprovantes de pagamento da escola e da faculdade, que entram como despesas com instrução.

Previdência. Quem é empregado encontra no informe do empregador as deduções feitas na fonte (pergunta 055). Quem contribui por conta própria pode conferir os recolhimentos no extrato do CNIS, como explica o guia como consultar suas contribuições ao INSS. Para a previdência privada, use o informe do plano: o PGBL é dedutível; o VGBL não é e entra na ficha de bens e direitos (pergunta 187).

Pensão alimentícia. Separe a decisão judicial, o acordo homologado ou a escritura pública, além dos comprovantes de pagamento.

Os limites de cada dedução estão em deduções do IR.

Bens, direitos e dívidas

A declaração lista o patrimônio do titular e dos dependentes em duas datas: 31 de dezembro do ano anterior e 31 de dezembro do ano-calendário, além do que foi comprado ou vendido no ano. O mesmo vale para as dívidas e os ônus reais (IN RFB 2.312/2026, art. 11). Para isso, junte:

• contratos e escrituras de imóveis, com os comprovantes de pagamento;
• documento de veículos, com o valor de compra;
• informes e extratos com o saldo de contas e investimentos em 31 de dezembro;
• contratos de empréstimos e financiamentos, com o saldo devedor em 31 de dezembro.

Na declaração de 2026, a instrução normativa dispensou alguns itens: saldos de conta e aplicações de até R$ 140,00; bens móveis e direitos com valor unitário de aquisição abaixo de R$ 5.000,00, exceto veículos, embarcações e aeronaves; ações e quotas de uma mesma empresa e ouro ativo financeiro abaixo de R$ 1.000,00; e dívidas de até R$ 5.000,00 (art. 11, § 3º).

A declaração pré-preenchida ajuda, mas não substitui os papéis

Com conta gov.br prata ou ouro, você pode começar pela pré-preenchida, no programa, no site ou no aplicativo. Ela é montada com informações que a Receita recebe de outras fontes, entre elas o eSocial e a EFD-Reinf (empregadores), a Dmed (serviços de saúde), a Dimob (imobiliárias), o Carnê-Leão, a e-Financeira (instituições financeiras), a DOI (operações imobiliárias) e as informações sobre criptoativos (IN RFB 2.312/2026, art. 6º).

A mesma norma diz que verificar a correção de todos os dados pré-preenchidos é responsabilidade do contribuinte, que deve fazer as alterações, inclusões e exclusões necessárias (art. 6º, § 3º). É para isso que os documentos servem: conferir o que veio pronto e completar o que faltou. Pelos critérios divulgados pela Receita, quem usa a pré-preenchida ou escolhe receber a restituição por Pix tem prioridade nos lotes, depois de idosos, pessoas com deficiência ou doença grave e de quem tem o magistério como maior fonte de renda.

Na declaração de 2026, algumas situações não podiam ser declaradas pelo Meu Imposto de Renda (site e aplicativo) e pediam o programa de computador, como ganho de capital na venda de bens e o demonstrativo da atividade rural (art. 5º).

Prazo e multa na declaração de 2026

O prazo da declaração de 2026 foi de 23 de março a 29 de maio de 2026 (IN RFB 2.312/2026, art. 7º). Para quem é obrigado, a entrega atrasada gera multa de 1% ao mês-calendário ou fração sobre o imposto devido, com mínimo de R$ 165,74 e máximo de 20% do imposto (art. 10). A multa mínima vale mesmo quando a declaração não tem imposto a pagar.

Por quanto tempo guardar os documentos

Nenhum documento é enviado junto com a declaração, mas tudo o que foi informado precisa ser comprovado se a Receita pedir. A orientação da Receita é guardar a declaração, o recibo e os comprovantes por até cinco anos. O manual do Meu Imposto de Renda detalha: os comprovantes devem ficar à disposição da Receita até que ocorra a prescrição dos créditos tributários a que se referem.

Esses prazos vêm do Código Tributário Nacional. O Fisco tem cinco anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito, para constituir o crédito tributário (art. 173), e a cobrança prescreve em cinco anos contados da constituição definitiva do crédito (art. 174). O Código também manda conservar livros e comprovantes até a prescrição (art. 195, parágrafo único), a mesma ideia que o manual aplica aos comprovantes da declaração. Do seu lado, o prazo para corrigir uma declaração com a retificadora também é de cinco anos (pergunta 044), desde que a Receita não tenha iniciado uma análise fiscal.

Na prática, digitalizar os comprovantes ao longo do ano e guardar uma pasta por exercício facilita tanto a declaração quanto uma eventual conferência.

O que já se sabe sobre a declaração de 2027

A declaração de 2027 (exercício 2027) vai tratar dos rendimentos recebidos de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2026, o ano-calendário. A Receita publica as datas e as regras de cada declaração numa instrução normativa própria. Na consulta de 18/10/2026, a página de prazos da Receita ainda trazia o exercício de 2026 como o mais recente.

O que já está definido em lei ou nas tabelas oficiais:

• Desconto simplificado: limite de R$ 17.640,00 a partir do ano-calendário de 2026 (Lei 9.250/1995, alterada pela Lei 15.270/2025).
• Redução anual do imposto: a partir do exercício de 2027, quem tem rendimentos tributáveis de até R$ 60.000,00 no ajuste anual tem redução que zera o imposto, e a redução diminui até acabar em R$ 88.200,00. A regra mensal está em isenção do IR até R$ 5 mil.
• Tributação mínima de altas rendas: a partir do exercício de 2027, quem tiver soma de todos os rendimentos do ano acima de R$ 600.000,00 fica sujeito à tributação mínima do IRPF. Na base entram inclusive rendimentos isentos e tributados só na fonte, com exceções listadas na lei.
• Dividendos: desde janeiro de 2026, lucros e dividendos acima de R$ 50.000,00 num mesmo mês, pagos por uma mesma empresa à mesma pessoa física residente no Brasil, sofrem retenção de 10% na fonte.

Para quem se enquadra nas duas últimas regras, os informes de todas as fontes, inclusive de rendimentos isentos, ganham ainda mais peso. Para acompanhar o desconto mensal na folha, use a calculadora de IR mensal.

Regras e valores mudam. Confira as páginas da Receita Federal e a instrução normativa do ano antes de declarar.

Checklist

1. CPF e certidões dos dependentes.
2. Cópia da declaração do ano anterior.
3. Informes de rendimentos de empregadores, aposentadoria ou pensão, bancos, corretoras e previdência privada.
4. Comprovantes do Carnê-Leão, se houver.
5. Recibos e notas de saúde, comprovantes de educação, informe da previdência e documentos da pensão alimentícia.
6. Contratos, escrituras e saldos de bens, investimentos e dívidas em 31 de dezembro.
7. Conta no seu CPF ou chave Pix CPF para a restituição.
8. Conta gov.br prata ou ouro, para usar a pré-preenchida.

Resumo

• Separe informes de rendimentos, comprovantes de deduções, documentos de bens e dívidas e comprovantes de imposto pago, além do CPF dos dependentes.
• A fonte pagadora deve entregar o informe até o último dia útil de fevereiro; sem ele, procure os dados no e-CAC, e declare todos os rendimentos mesmo sem comprovante.
• A pré-preenchida exige gov.br prata ou ouro e precisa ser conferida: os dados são de responsabilidade do contribuinte.
• Guarde declaração, recibo e comprovantes por até cinco anos, até a prescrição.
• Para 2027, a lei já fixou o simplificado em R$ 17.640,00, a redução anual até R$ 88.200,00 e a tributação mínima acima de R$ 600 mil; datas e regras da entrega dependem da instrução normativa do ano.